Integrar el Documento de Control Electrónico (DeCA) en las operaciones de transporte requiere organizar los datos, definir responsabilidades y garantizar que el documento pueda generarse, actualizarse, consultarse y conservarse correctamente. La buena noticia es que gran parte de la información necesaria ya está disponible en los sistemas ERP, TMS o WMS de las empresas. La clave está en aprovechar estos datos y evitar procesos manuales innecesarios.
Durante los últimos webinars de Leviahub sobre el DeCA, se registraron decenas de preguntas de empresas y profesionales del transporte. Las dudas planteadas eran recurrentes y dieron lugar a la elaboración de esta guía práctica sobre el DeCA.
Estos son los 7 pasos para integrar el DeCA en la operativa diaria.
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Identifica qué operaciones necesitan DeCA
Determina primero qué servicios están sujetos a la obligación de llevar el DeCA, ya que no todos los transportes requieren este documento. En las operaciones obligadas, asegúrate de generarlo antes de iniciar el transporte y de registrar la fecha y hora de su creación.
También es importante contemplar operaciones con varios actores o posibles cambios durante el servicio.
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Localiza los datos necesarios
Identifica dónde se encuentra la información requerida:
- ERP: pedidos, clientes y expediciones.
- TMS: transportistas, vehículos, matrículas y rutas.
- WMS o SGA: mercancías, pesos y unidades.
- Otros sistemas: datos complementarios de la operación.
El objetivo es aprovechar la información existente, evitar duplicidades y garantizar su disponibilidad.
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Define responsabilidades
Establece quién aporta, valida y actualiza cada dato, especialmente cuando intervienen cargadores, transportistas y empresas subcontratadas. Distingue las tareas organizativas internas de las obligaciones que corresponden al cargador contractual y al transportista efectivo.
Identifica expresamente al cargador contractual y al transportista efectivo, asigna sus respectivas obligaciones documentales y comprueba que la información refleje quién realiza realmente el transporte y se mantenga actualizada durante toda la operación.
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Integra la generación del DeCA en el proceso
Define cuándo, desde qué sistema y quién genera el documento.
Siempre que sea posible, conecta la generación del DeCA con el ERP o TMS para evitar introducir datos manualmente y reducir errores.
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Gestiona cambios e incidencias
Los datos del transporte pueden cambiar después de generar el documento: matrículas, vehículos, pesos u otra información relevante.
Define un procedimiento para gestionar las modificaciones mediante una de las dos vías previstas: actualizar el PDF existente, manteniendo su URL y código QR, o generar un nuevo PDF con una URL y un QR diferentes, conservando en este segundo caso el documento original. En ambos supuestos, garantiza la trazabilidad de los cambios y remite la versión actualizada al conductor.
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Garantiza el acceso durante el transporte
Antes de la salida, el conductor debe recibir una copia del DeCA, en formato electrónico o en papel, que incluya el código QR. Durante un control puede presentar también únicamente el QR, siempre que permita acceder al documento conforme a los requisitos aplicables.
No basta con facilitar un enlace genérico: la URL asociada al QR debe utilizar HTTPS, permitir la descarga directa del PDF sin autenticación ni interacciones adicionales y permanecer vigente, como mínimo, hasta la finalización del servicio. Asegura asimismo que las actualizaciones lleguen al conductor, incluso si el vehículo ya está en ruta.
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Organiza la conservación y conecta tus sistemas
Define dónde se almacenan los documentos, cómo se vinculan a cada expedición y cómo podrán recuperarse posteriormente. Prevé una conservación mínima de un año, teniendo en cuenta las obligaciones del cargador contractual y del transportista efectivo y garantizando la accesibilidad y recuperación de los documentos durante ese periodo.
La conservación documental durante al menos un año es distinta de la disponibilidad del enlace público exigida durante el transporte. La integración con ERP, TMS y WMS permite automatizar la generación, actualización, archivo y recuperación del DeCA, evitando búsquedas manuales y aplicaciones desconectadas.
Integrar el DeCA sin añadir complejidad
La gestión del DeCA no debería convertirse en un proceso administrativo paralelo.
Conectar la documentación con los sistemas existentes permite reutilizar datos, reducir tareas manuales, minimizar errores y mantener la trazabilidad de cada operación.
Así, el DeCA pasa a formar parte de la operativa diaria de transporte de forma más sencilla, eficiente y automatizada.
Por Fabrizio Tonnarelli, Country Manager Iberia de Leviahub Spain